sind Anlagekonten, Debitoren, Kreditoren, Kostenstellen und- träger, Sachbearbeiter, sowie ggf. Reisekosten und Vertreter.
Alle Änderungen erfolgen im Dialog und werden protokolliert. Der Zugriff auf Stammdaten erfolgt programm-, funktions- und satzweise je MitarbeiterIn. An Funktionen stehen Anzeigen, Neuanlage, Änderungsdienst und In- bzw. Reaktivieren zur Verfügung. Satzweise werden die Daten gegen einen Informationscode der MitarbeiterInnen geprüft, so daß bestimmte Einblicke geschützt werden können. Generell werden Stammsätze nicht sofort physisch gelöscht, sondern zunächst inaktiviert.
Während der Buchungserfassung können neue Stammdaten angelegt werden, ohne die Erfassung zu verlassen.
Stammdaten können zentral geführt werden. Besonders im Sachkontenbereich ist es hilfreich, wenn mehrere Firmen auf einen zentralen Kontenrahmen zugreifen können.
Die Kontonummern sind durchgängig 7-stellig ausgelegt, so daß jeweils 10 Mio. (minus 1) Stammdaten angelegt werden können. Alternative Suchbegriffe sind optional.
Der jeweilige Kontenrahmen kann in Kurzform über eine Funktionstaste eingeblendet werden. Im Kontokorrent wird dabei angegeben, ob ein positiver oder negativer Saldo vorhanden ist.
Die Jahresverkehrszahlen zunächst für das lfd. Geschäftsjahr als Periodenübersicht mit den dahinterliegenden Bewegungsdaten werden gleichfalls über Funktionstaste eingeblendet. Von dort kann in alle gespeicherten Jahre verzweigt werden.
Der Kontenrahmen ist frei wählbar.
Die Kontenklasse von 0 bis 9 sowie der Bilanzierungsschlüssel (Aktiv - Passiv, Aufwand - Ertrag) können frei definiert werden.
Sachkonten können verdichtet werden, indem alle Umsätze als Tagesumsatz, getrennt nach Soll und Haben ausgegeben werden.
Ein Sachkonto kann als kalkulatorisches Konto definiert werden, wobei dann das Gegenkonto auch ein kalkulatorisches sein muß.
Als Umsatzsteuerschlüssel kann ein bestimmter Wert vorgegeben werden. Konten mit gemischten Steuerschlüsseln können durch die Vorgabe von "XX" bestimmt werden. In diesem Fall muß ein definierter Schlüssel bei der Buchung vorgegeben werden.
Ein Sachkonto kann kostenstellen- und/oder kostenträgerpflichtig gemacht werden. Die Aufteilung des Nettobetrages (Brutto abzügl. Steuer) kann auf beliebig viele Kostenstellen, -träger erfolgen. Sind die Felder Kostenstelle, -träger hier gefüllt, so werden diese Inhalte während des Buchungvorganges änderbar vorgeschlagen.
Ist ein Sachkonto in Währung definiert, so werden die Buchungen in Landes- und Fremdwährung geführt. Es erfolgt eine Betragseingabe, wobei in Abhängigkeit des Kurses jeweils der andere Betrag umgerechnet wird. Ein Währungskonto kann jederzeit bewertet werden.
Zu Auswertungszwecken kann ein Konsolidierungskonto angegeben werden.
Die Gliederung der Sachkonten innerhalb der Bilanz bzw. GuV ist frei definierbar, so daß die Gliederungen gem. § 264 ff HGB kein Problem darstellt.
Die Konto-Nr. ist eindeutiger Satzschlüssel; Kurzname, PLZ und Kombinationen wie LKZ-PLZ-Kurzname oder PLZ-Kurzname sind alternative Suchbegriffe.
Die Anschrift kann aus 3 Namenszeilen über Anredeparameter verschiedentlich aufbereitet werden.
Verschiedene Firmen können auf zentrale Kontenstämme zugreifen.
Die Zuordnung zum Sammelkonto im Sachbereich erfolgt über Tabelle oder direkt.
Buchungsschlüssel definieren den Vorgang:
Stornierungen werden seitengerecht mit umgekehrten Vorzeichen dargestellt.
Offene Posten verwenden als Satzschlüssel die Rechnungs-Nr. und werden vorgangsweise entwickelt. Über die Rg-Nr. kann auf das Konto zugegriffen werden.
Somit können OP-, sowie Summen- und Saldenlisten stichtagsbezogen auch für die Vergangenheit abgebildet werden.
Das Ausgleichsdatum der Rechnung wird im Bewegungssatz gespeichert. Bei Zahlungen wird optional je Rechnung der Betrag und Abzüge, wie z.B. Skonto, festgehalten.
Ist kein Lastschrifteinzug vereinbart, können überfällige Rechnungen (wahlweise einschl. Mahngebühren und Verzugszinsen) in bis zu 4 Mahnstufen angemahnt werden.
Mahnstufe 4 kann als Überleitung zum Inkassoverfahren definiert werden (Inkasso als zusätzliches Programmpaket).
Sowohl ungerechtfertigte Abzüge wie Skonto, als auch Verzugszinsen nach verspäteter Zahlung, können parametergesteuert nachgefordert bzw. berechnet werden.
Lastschriften können als Sammler oder in Dateiform (Clearingverfahren) ausgeführt werden.
Werden Debitoren in Währung geführt, kann i.V.m. Barclay's Bank PLC ein Lastschrifteinzug (Auslandsclearing) innerhalb Europas angeboten werden.
Es können mehrere umsatzsteuerliche Ident-Nr. für den innergemeinschaftlichen Handel je Debitor geführt werden. Landesspezifische Prüfziffernverfahren werden durchlaufen.
Lieferungen und Leistungen können auch der Umsatzsteuer anderer EG-Staaten unterworfen werden.
Zusammenfassende Meldungen werden per Programm erstellt.
Summen- und Saldenlisten können in unterschiedlichem Format gesamt oder auszugsweise ausgegeben werden. Dabei erfolgt am Ende jeweils eine Aufgliederung in kreditorische Debitoren, sowie eine Zusammenfassung nach Sammelkonten.
Kontoblätter können jederzeit für alle gespeicherten Zeiträume nach unterschiedlichsten Kriterien als Druckdatei auf Endlospapier ausgegeben werden.
Saldenbestätigungen können als stichtagsbezogene OP-Liste oder als Saldo erstellt werden.
Zunächst gelten die Aussagen zum Debitorenstamm entsprechend.
Es kann der Auslandzahlungsverkehr genutzt werden.
Buchungsschlüssel bestimmen den Vorgang:
Reisekosten können kreditorisch abgewickelt werden.
Im automatischem Zahlungsverkehr wird per System ein Vorschlag generiert, der verschiedene Zahlungswege (Überweisung, Scheck, Datenträgeraustausch) von mehreren Banken gleichzeitig unter Berücksichtigung einer Betragsvorgabe je Bank vorsieht. Eine Skontooptimierung hilft, die Rechnungen unter Ausnutzung des maximalen Skontovorteils zu begleichen. Gleichzeitig wird das Kreditorenkonto durch die Buchung "per Kreditor an Transitkonto" entlastet. OP's werden mit Hinweis auf den Zahlungsweg ausgeglichen, Skontoerträge mit Steuerrückrechnung erfolgen automatisch.
Wird der Auslandszahlungsverkehr bedient, so kann das in Landes- und Fremdwährung erfolgen. Meldungen nach § 59 AWV können maschinell erstellt werden.
Kostenträger und Budget
Diese Bereiche sind optional und können wahlweise einbezogen werden. Bezugspunkt ist zunächst die Verschlüsselung des Sachkontos. Ist beispielsweise eine Kostenstellenpflicht definiert, so erwartet jede Buchung auf diesem Konto zwangsweise eine Zuordnung auf eine/mehrere Kostenstellen. Kostenträger werden selbst beschrieben und gestaltet, so daß den Besonderheiten der Firma Rechnung getragen wird. Zur Auswertung können dann Umbuchungen, Umgliederungen, Umlagen von Kostenstelle nach Kostenstelle, von Kostenstelle auf Kostenträger beliebig vorgenommen werden. Die Budgetierung ist ebenfalls an den Sachkontenstamm gekoppelt und kann auf kleinster Ebene oder verdichtet erfolgen.
Güter des Anlagevermögens werden hier verwaltet.
sind Teil des Moduls Reisekosten. Der Reisende muss zuvor als Kreditor angelegt sein. Dort wird Name, Anschrift und Bankverbindung hinterlegt, hier nur die Zusatzinformation zur Reisekostenabrechnung.
